Quer melhorar a gestão do seu escritório de contabilidade? Confira o nosso GUIA 2020, com desafios, oportunidades e dicas.

A gestão de um escritório de contabilidade é desafiadora, especialmente com as mudanças trazidas pela contabilidade digital e pela automação de processos.
E você considera que sua empresa contábil tem funcionado com excelência?
Ou consegue identificar alguma necessidade de melhoria nos processos internos, que tragam mais eficiência no dia a dia e resultem em melhores retornos no negócio como um todo?

Se a resposta para a segunda pergunta for SIM, esse é um ótimo sinal.
No que diz respeito à gestão, é sempre vantajoso ter a capacidade de enxergar ainda mais longe e não se contentar com o que você tem, mesmo que os resultados já venham sendo positivos.
Possivelmente, com uma análise mais profunda e usando como base conceitos e cases de sucesso de outras empresas, o gestor consegue encontrar maneiras de inovar processos para chegar mais longe.
Neste post, temos dicas simples que são capazes de trazer resultados efetivos para gestão da sua empresa contábil. E o melhor: em pouquíssimo tempo.
Primeiro, vamos entender melhor quais são os desafios à sua frente.
Preparado? Então siga a leitura.
O dia a dia de um contador é, de certo modo, semelhante à rotina enfrentada por seus clientes.
Assim como ocorre com eles, há importantes obrigações a cumprir com o caixa para manter o controle financeiro e também com o gerenciamento dos recursos humanos.
Mas os desafios de gestão têm particularidades importantes em um escritório contábil.
O assunto foi tema de artigo publicado no Accounting Today, um dos principais veículos voltados a contadores nos Estados Unidos, com sede em Nova Iorque.
Vamos pegar carona na publicação e detalhar agora alguns dos maiores obstáculos da gestão de empresas contábeis.
A questão é particularmente desafiadora em escritórios com mais de uma unidade.
Por um lado, há maior chance de reter talentos e de ter acesso a um grupo maior de clientes.
Por outro, quando as diferentes ramificações do negócio não conversam entre si, podem surgir comportamentos ruins, como culpa e inveja.
Mas não é preciso ter mais de um escritório contábil aberto para essa situação desagradável surgir.
Mesmo uma pequena empresa pode enfrentar ruídos de comunicação que trazem problemas à integração e prejudicam os resultados.
Como contornar esse desafio?
Defina quem são os líderes (de cada unidade, setor ou área) e o envolva em uma discussão maior, que considere os interesses da empresa de contabilidade.
O foco deve estar na melhoria dos processos internos, culminando na concretização das metas.
Acabamos de destacar o papel da comunicação para trazer maior integração à empresa.
Mas a sua função vai além e pode ser decisiva para o progresso de projetos e o desempenho das equipes.
Não corra o risco de tornar esse processo inconsistente e incompleto, limitando-se ao contato por e-mail com seus colaboradores.
Um bom líder deve circular pessoalmente entre as diferentes áreas do escritório para ouvir o que eles têm a dizer.
E quando isso não for possível, é válido utilizar recursos tecnológicos, como ferramentas online e comunicação por vídeo.
Se você é um contador do futuro, já recebe os documentos de seus clientes por via eletrônica, com total segurança.
Contar com um sistema que possibilite esse método de trabalho não é luxo, mas uma necessidade nos tempos atuais, dado o crescente aumento no número de informações e também em razão do avanço tecnológico.
Mas, por vezes, uma consulta por e-mail ou até mesmo presencial para corroborar com a análise contábil pode ser necessária.
Nesse caso, o desafio é logístico: como dar esse tipo de assistência, buscando completar sua tarefa com dados adicionais, tendo que lidar com custos de tempo e dinheiro?
Não parece haver melhor solução para vencer esse obstáculo a não ser tornar o seu escritório de contabilidade mais produtivo, fazendo mais por menos.
Contar com uma equipe talentosa será de grande valia.
Pode ser extremamente difícil para o seu escritório formar a equipe talentosa sobre a qual falamos antes.
Encontrar os profissionais certos para a função que precisa demanda tato, poder de recrutamento e investimentos em capacitação.
Mas o mercado se movimenta de forma constante e a sua empresa pode não se confirmar como a melhor opção para o colaborador, que então decide apostar em novos ares.
Para evitar perder um talento, a melhor estratégia talvez seja investir na motivação de equipes.
Não há uma receita única para alcançar esse objetivo, mas as chances de êxito aumentam conforme seu colaborador se sente valorizado e tem seus talentos reconhecidos.
A habilidade contábil, por vezes, mascara uma deficiência comum aos gestores de todas as áreas.
Não é por que você entende muito do assunto que está imune aos efeitos internos e também externos.
Como seus concorrentes estão se movimentando?
O que eles apresentam como diferenciais e no que estão à frente da sua empresa?
E os seus clientes, que vantagens veem em fazer negócios com você?
Você precisa definir um planejamento de gestão de forma a identificar claramente suas forças e fraquezas atuais e projetar as ameaças e oportunidades futuras.
Já ouviu falar da Análise SWOT? Essa é a ferramenta perfeita para construir uma estratégia vencedora.

Essa dica é imprescindível a qualquer tipo de negócio.
Seja um escritório contábil, uma mercearia ou uma grande construtora, o cliente será a razão de existir e é por ele que a sua empresa é aberta todos os dias.
Dito isso, faça uma reflexão: o quanto conhece e o quão bem se relaciona com aqueles que negociam com você?
Conhecer seu histórico de pagamentos, estudar o comportamento de consumo e monitorar a sua satisfação são ações importantes para dar ao cliente uma solução para as suas demandas.
Seu escritório contábil vai indo bem? Como você faz para responder a essa pergunta?
De fato, analisar o desempenho do negócio não é uma tarefa fácil, pois os resultados estão sujeitos a todo o tipo de influência, desde fatores internos, como a produtividade e a qualidade, até externos, como a economia e a concorrência.
Tudo pode ser usado como desculpa para um mau desempenho, mas aqui não estamos falando de justificativas, mas de soluções.
Definir indicadores com padrões mínimos aceitáveis e treinar sua equipe para atingi-los pode ser decisivo — o que funciona muito bem com vendas, por exemplo.
Para este último desafio, vamos direto ao ponto: o que você diz aos seus clientes sobre a importância do controle financeiro para a saúde do negócio vale também para o seu escritório.
Se você já ouviu aquele ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”, vai entender.
O lucro só virá se você se dedicar à gestão, utilizar as ferramentas disponíveis, registrar tudo que entra e sai do caixa e conhecer custos para precificar melhor e conquistar clientes.
A batalha é dura, mas você pode vencê-la.
Estar convencido disso é o primeiro passo para também convencer.
Como vimos, os desafios em um escritório de contabilidade não são poucos e nem pequenos, mas não desanime: as dicas apresentadas neste artigo vão colocar o seu negócio no rumo certo.
Se os resultados não estão próximos daquilo que definiu como ideal em seu planejamento, é hora de rever suas ações.
Para isso, preste bastante atenção a esta sigla:
Apesar de ser uma junção de complexas ações e metodologias, a gestão de diferentes empresas pode ser analisada sob alguns pontos básicos e comuns.
O ciclo PDCA é uma das maneiras mais simples e ao mesmo tempo eficientes de entender como deve ser feita a gestão de um negócio.
Mas a maior parte das empresas contábeis falha na aplicação do método.
Por isso, que tal entender de uma vez por todas a aplicação do PDCA?
A sigla em questão se refere a quatro etapas essenciais na gestão: Plan – Do – Check – Act.
Seguir essa ordem significa “montar” um processo que funciona da seguinte maneira:
Consiste em definir as metas para um período específico, bem como os métodos e métricas que serão utilizados.
Ou seja, a etapa inicial é planejar os objetivos, de forma detalhada e aplicável (sem estabelecer metas irreais);
Em seguida, o gestor segue para a execução do plano, capacitando e direcionando as pessoas para suas funções. É a hora de colocar a mão na massa, efetivamente;
Esse é o momento da conferência: é preciso garantir que os resultados alcançados batam com as metas definidas em planejamento, sempre com atenção aos indicadores de desempenho de cada processo/tarefa;
Por último e com base nas análises da checagem, o gestor e sua equipe devem direcionar seus esforços a implantar as melhorias necessárias nos processos, identificadas por meio da etapa anterior.
Por meio dessas quatro etapas mencionadas, o PDCA permite medir, melhorar e gerenciar sua empresa contábil em pouco tempo.
Ainda assim, em muitos casos, há dificuldades em dar os passos iniciais para aplicá-lo.
Mas há um caminho das pedras, e ele envolve um valor importantíssimo da gestão: a comunicação.
O grande diferencial para que o ciclo PDCA funcione na sua empresa contábil com eficácia é manter o controle sobre todos os setores.
Não adianta pedir que cada setor o aplique sem participar de forma ativa do processo, especialmente nas fases iniciais, porque a maior parte do incentivo e orientações que a equipe precisa virá justamente do gestor.
Por isso, a dica é: esteja perto.
A melhor maneira de cumprir esse requisito tão importante é estabelecer reuniões semanais de acompanhamento com cada setor da empresa.
É interessante definir e cumprir uma duração para os encontros – dificilmente reuniões com mais de uma hora rendem como desejado –, bem como um horário fixo de início e encerramento.
Geralmente funciona melhor no início ou no fim do expediente, para não interferir nas demandas do dia a dia.
As reuniões semanais de acompanhamento têm como pauta principal a definição dos objetivos para os próximos 7 dias.
Para tanto, analisa-se também a semana que passou: o que foi feito, o que ficou para trás e por que ficou, quais as necessidades para conseguir cumprir demandas pendentes etc.
O modelo dos encontros se enquadra na gestão de curto prazo, que possibilita ao gestor estar mais próximo de sua equipe, entender suas dificuldades, ter maior controle sobre o cotidiano da empresa e as tarefas em andamento e, ainda, ajudar a equipe a retirar os obstáculos do caminho, encontrando as soluções para processos que estão travados.
Apesar de simples, essa dica traz resultados garantidos para seu negócio, e em pouco tempo.
Em duas semanas, já será possível perceber o maior envolvimento da equipe e o aumento do controle sobre cada setor, ocasionado pela proximidade que as reuniões proporcionam.
Foi exatamente assim a aplicação do método na Marco Contabilidade Consultiva.
Então, que tal botar a mão na massa?
Agora que você já entendeu a importância de manter o ciclo PDCA rodando e o lugar do gestor nessa tarefa, é o momento de motivar a equipe a se inserir no movimento.
Defina o funcionamento da nova rotina na empresa, comunique aos colaboradores e coloque em prática.
Em seguida, é só acompanhar de perto os resultados e os feedbacks trazidos pela equipe.
E no seu escritório contábil, quais são os principais desafios de gestão? Comente!
Na Conta Azul desde 2016, é Head do Programa de Parceria da Conta Azul e tem 20 anos de experiência profissional, tendo atuado como jornalista, profissional de marketing e gestor. Apaixonado por dados e boas histórias, é entusiasta da transformação digital do mercado e do impacto positivo da Contabilidade e do BPO financeiro sobre as empresas.

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